Por um 2013 sem más surpresas

3 de janeiro de 2013

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O mundo não acabou, mas 2012 sim. E agora que você já escolheu suas promessas de ano novo, chegou a hora de botá-las em prática.

Se tem uma dica que não falha para obter sucesso em seus objetivos em 2013 é a organização. Não custa nada, não dói e nem toma muito tempo – aliás, pelo contrário; ajuda você a economizar um monte de tempo em retrabalho.

Seja em seus projetos profissionais ou pessoais, é preciso, antes de tudo, listar as prioridades e encontrar as melhores estratégias para resolvê-las com ainda mais eficiência. E isso requer algo que muita gente acaba esquecendo: considerar os riscos envolvidos. É por isso que indicamos a leitura desse ótimo artigo da consultora e palestrante Lígia Fascioni, que escreve semanalmente para o portal AcontecendoAqui. Uma mão na roda para começar o ano sem medo de ser feliz.

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Dicas para quem vai se arriscar em 2013

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Essa semana fiquei chateada porque soube de mais de um caso de gente que perdeu o trabalho de um ano inteiro (ou mais) simplesmente porque desconhecia os princípios básicos de gestão de riscos. Como não quero mais ouvir histórias tristes assim, vai aqui a minha contribuição para que teses, dissertações, artigos, TCCs, trabalhos e projetos sejam apresentados com sucesso e sem tragédias.

A gestão de riscos é uma das disciplinas da área de conhecimento denominada Gestão de Projetos. Na minha opinião, devia ser ensinada no primeiro grau.

É claro que o negócio é mais complicado, mas vou dar uma resumida aqui para que a ferramenta possa ser usada de maneira simplificada por quem quiser.

Vamos supor que você tenha um determinado projeto; esteja escrevendo uma monografia, por exemplo. Você depende dela para se formar, então a coisa é importante e exige um certo cuidado nos trâmites; vamos fazer a gestão de riscos da danada.

Primeiro, você faz uma lista de todos riscos aos quais seu projeto estará sujeito. Mas atenção: riscos são eventos que podem ou não ocorrer. E caso aconteçam, vão causar um impacto no seu projeto (pode ser positivo ou negativo).

Assim, se você mora numa cidade com trânsito complicado e tem uma apresentação importante, pegar engarrafamento não é risco, é fato; ou seja, risco com 100% de chances de acontecer. Seu computador dar pau, também é fato (estamos apenas falando de quanto tempo isso vai levar). Esse tipo de coisa você tem que considerar como fato e se preparar para quando ocorrer, ok?

Agora vamos falar de riscos, aquelas coisas que a gente não controla e não sabe se vão ou não acontecer.

Vários fatores podem provocar tragédias nos nossos projetos: planejamento sem folga, incompetência, falha de equipamento ou mudança de tecnologia; falta de comprometimento seu ou de outras pessoas envolvidas; problemas com recursos (ex: tempo, dinheiro, fornecedores, pessoas, etc); questões do ambiente econômico (ex: alta do dólar, por exemplo), político (ex: mudança de leis), natural (ex: enchentes, furacões), demográfico (ex: mudança do perfil da população que seria seu cliente); dificuldades de comunicação e falhas em alianças estratégicas são os mais comuns.

Sabendo disso, não dá para a pessoa dizer que foi pega de surpresa, pois isso só mostra sua falta de planejamento (o que, para posições de responsabilidade, não deixa de ser incompetência).

Se seu projeto é realmente importante, você terá considerado todas essas questões (ou pelo menos as que causam maior impacto). Já vi desculpa esfarrapada de todo o tipo, desde a impressão ruim porque acabou a tinta (coisa imprevisível mesmo, como a pessoa vai adivinhar que um dia a tinta acaba, não é mesmo?) até ter deixado de entregar o trabalho porque o computador pegou um vírus (outro fator vindo de um planeta distante que ninguém poderia ousar imaginar). Melhor reconhecer a própria limitação do que querer ter razão nesses casos; fica feio…

Bom, mas aí você é um profissional responsável e listou os riscos que podem acontecer durante a execução do projeto, como por exemplo: seu orientador morrer, você perder o emprego, você encontrar um monte de bibliografia ótima por acaso, seu computador dar pau (vá lá), alguém já ter escrito uma monografia com a mesma argumentação que você,  sua casa ser assaltada e levarem todo o seu material, seu cachorro comer o HD externo, alguém copiar seus arquivos e apresentar antes de você, etc. Aqui, é um exercício de criatividade um tanto quanto mórbida mesmo; é claro que os eventos que causam impactos positivos também devem ser lembrados – só assim a gente pode ser preparar para aproveitá-los melhor e não perder as oportunidades. Mas a parte mais crítica mesmo é com aqueles eventos que causam impactos negativos, as tais ameaças.

Fez a lista? Beleza. Agora você vai desenhar 3 colunas ao lado dessa lista. Na primeira, você vai dar uma nota  para a probabilidade do evento acontecer (alta, média, baixa). Na segunda, você dá uma nota para o impacto que o evento terá sobre o seu trabalho se ele acontecer (alta, média, baixa). Na última coluna, você multiplica as duas notas.

Exemplo: num range de 1 a 5, sendo 1 uma probabilidade muito baixa de algo acontecer e 5 muito alta; 1 o impacto baixo e 5 alto, você coloca, para o evento “pane no HD”:  probabilidade = 4; impacto = 5; resultado: 4 x 5 = 20.

Você faz isso para a lista toda. Aí pega os resultados mais altos e separa por ordem decrescente. Os maiores são aqueles com os quais você tem que se preocupar e fazer algo a respeito.

Você pode, para cada caso:

a) Evitar ou eliminar o risco (por exemplo, não posso evitar que meu cachorro seja irresistivelmente atraído pelo HD externo, mas posso  guardar o dito cujo fora do alcance do peludo).

b) Mitigar o risco, que é reduzir o impacto que ele pode causar se ocorrer (por exemplo, enviando por e-mail, 4 vezes por dia, os arquivos do trabalho para uma conta criada especialmente para esse fim; é grátis e também protege você no caso de sobrescrever arquivos por engano).

c) Atuar para reduzir a probabilidade do risco (por exemplo, comprar um HD de qualidade e resistente a mordidas e quedas).

d) Transferir o risco (por exemplo: contratar um backup virtual; aí a você contrata e paga uma empresa para que ela passe a se preocupar com a integridade de seus dados).

e) Aceitar o risco (é o que a maioria faz). Se acontecer, paciência. Deus quis assim, só resta ir para a cama chorar e lamentar a “fatalidade”.

Aí é com você escolher a melhor alternativa para cada caso. O que não dá é para entregar esse tipo de coisa “pra Deus” porque Ele já tem mais o que fazer na vida do que ficar cuidando do seu TCC.

Ou melhor, até pode, mas depois não adianta reclamar, né?

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